Salı, Ocak 25, 2011

Bilgi Teknolojileri Proje Yönetimi’nde Yükselen Trend : İlişki Yönetimi

Rekabetin artması, bütçelerin daralması, kurumların kaynaklarını etkin ve verimli kullanma isteği gibi pek çok nedenle her geçen gün “Proje yönetimi” ne gösterilen ilgi artmakta. Proje üreten firmalarda son yıllarda proje yönetimi kavramının ne anlama geldiği ve proje yöneticiliği rolünün neler yaptığı oldukça iyi bilinir oldu. Bununla birlikte, ilişki yönetimi ve program yönetimi daha az bilinen ve proje yönetimi olgunluk seviyesi yüksek olan organizasyonlarda kullanılan kavramlar.
“İlişki yönetimi” daha çok CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) terimi içinde geçiyor olsa da, proje yönetiminde daha çok “portföy yönetimi” ile eş anlamlı olarak kullanılıyor. Project Management Institute (PMI) tarafından yayınlanan Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kütüphanesi (PMBOK)’nde yer alan orjinal tanımda, portföy “stratejik iş hedeflerine ulaşmak amacı ile bir çok proje veya programın koordineli olarak yönetilmesi” anlamına gelmekte. Portföy yönetimi, yani ilişki yönetimi de, “stratejik iş hedeflerine ulaşmak için proje, program ve taleplerin tanımlanması, önceliklendirilmesi, planlanması ve yönetilmesi” olarak tanımlanıyor.
İlişki yönetimi rolü, olgunluk seviyesi yüksek olan Proje Yönetim Bölümleri’nde karşımıza çıkmaktadır. Yapılan proje sayısı, çalışan proje yöneticisi sayısının fazla, proje yönetimi disiplininin yerleşmiş olduğu ve proje yaparak çalışan kurumlarda ilişki yönetiminin değeri artar. Nasıl ki kurumların, iş yaptıkları dış firmalarda kendileri için atanmış olan bir müşteri temsilcisi (account manager) varsa, Bu tarz kurumlardaki departmanların da kurum içinde, kendileri için atanmış ilişki (portföy) yöneticisi vardır. En yaygın olarak kullanıldığı alan ise, Bilgi Teknolojileri (BT) iş biriminde görev alıp, organizasyondaki diğer iş birimlerinin temsilciliğini yapması şeklindedir. İlişki yöneticisi, temsil ettiği iş biriminin “teknoloji yöneticisi” veya “teknoloji koordinatörü” sorumluluğunu üstlenir.

Proje yöneticileri, başına atandığı “projenin” kapsamı, riskleri, tarihleri gibi bileşenlerinden sorumlu iken ilişki (portföy) yöneticisinin temel görevi, sorumlusu olduğu projenin değil “iş biriminin” stratejik hedeflerini, proje önceliklerini, bütçesini, proje durumlarını bilmek, takip etmek ve raporlamaktır. İlişki yöneticisi, kurum içinde sorumlusu olduğu iş birimlerinin avukatı / temsilcisi rolündedir. Bilgi Teknolojileri’nin başında görev yapan CIO (Chief Information Officer), tüm teknoloji yatırımlarını, bütçesini, kadrosunu ve projelerini takip etmekten sorumlu iken, ilişki yöneticisi, CIO’nun yapmakta olduğu bu görevin bir benzerini (elbette daha küçüğünü), sorumlusu olduğu iş birimi adına yapr.
Konuyu biraz daha somutlaştırmak ve iş hayatında ilişki yönetimi kavramı ile ilişki yöneticisinin rol ve sorumluluklarını aktarmak için, gerçek hayattan bir örnek vereceğim. Örnekteki ilişki yöneticisi Bilgi Teknolojileri Proje Yönetimi departmanında ilişki (portföy) yöneticisi olarak çalışmakta olup, rolü gereği bankanın Operasyon, Bireysel Bankacılık veya Finansal Koordinasyon gibi bir departmanlarının BT tarafındaki sorumluluğunu üstlenmektedir. Peki, neler yapmaktadır? Buyrun anlatalım.

Bir BT ilişki yöneticisi ;
1. Sorumlusu olduğu iş biriminden gelen “proje talepleri”nin, iş planına dahil edilmesi için BT içindeki ilgili ekiplerle görüşür, bu proje taleplerinin maliyetlerini toplar, planlamasını yapar

2. Sorumlusu olduğu iş biriminden gelen projeden küçük talepler (sürüm) için ayrılması gereken BT kaynağı ihtiyacını değerlendirir, iş birimi ve BT ekipleri ile görüşerek yıllık sürüm kota planlamasını / alokasyonunu yapar

3. Yıllık iş planı (masterplan)’da yer alan, yakın dönemde başlayacak olan projeleri takip eder, bu projeler için proje yöneticisi ataması yapılmasını sağlar.

4. Başlamış ve proje yöneticisi atanmış olan projeleri, proje yöneticileri ile birlikte takip eder, problemli durumlarda (bütçe aşımı, tarih ötelemesi, kapsam değişikliği vs) proje yöneticisine destek olur

5. Sorumlusu olduğu iş birimi için dönemsel yönetim toplantıları düzenler, ilgili iş biriminin projelerin statüleri, açık konuları, riskleri hakkında proje sahibi ve sponsorlarına Genel Müdür Yardımcısı ve Bölüm Başkanlarına bilgi verir.

6. Sorumlusu olduğu iş biriminin proje öncelik ve hassasiyetlerini anlar, yorumlar ve BT içinde ilgili kişilerle iletişimini sağlar.

7. Verilmiş olan taahhütlerin yerine getirilmesi için proje yöneticilerine destek olur.

8. Teknoloji koordinasyonu / teknoloji danışmanı görevini üstlenir.

İlişki yöneticisi “sorumlusu olduğu iş biriminin, çalıştığı organizasyondaki temsilciliğidir”. Sorumlusu olduğu iş birimine idari olarak bağlı değildir, hiyerarşi şemasında bu iş biriminde görülmez, ama performansının önemli bir bölümünü bu iş birimini ne kadar iyi yönettiği ile alır.
İlişki yöneticisi tarafından, temsil ettiği iş birimindeki kişilere şu mesaj vermelidir: “Kimi arayacağınızı bilemediğinizde ilişki yöneticinizi arayın!”

Mustafa DÖNMEZ, PMP
mustafadonmez@gmail.com
İlişki Yöneticisi

Yararlanılan kaynaklar:
1. A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2008
2. Gartner Research, 2005, ID Number: G00129613

Hiç yorum yok: