Çarşamba, Ocak 25, 2006

Proje Riski ve Doğru Tahminleme

Proje Riski ve Doğru Tahminleme


"Projeler Canlıdır! Tüm canlılar gibi onlar da ölmek istemezler!"
Eminim ne kadar çok proje biliyorsunuzdur; Başlangıçta 6 ayda bitireceğinizi
öngördüğünüz fakat 2 belki de 3 senedir bir türlü bitmek bilmeyen projeler. Nice proje
yöneticileri, nice insan, makina, malzeme kaynağı heba olup, gitmiştir, bu devasal
canavarı yenmek uğruna. Ama o doymuyor, zaten kıt olan kaynaklarınızı yedikçe daha da
yemek istiyordur.
Peki nedir yanlış giden?
Neden öngörüleriniz veya tahminleriniz proje sürecine yansımadı?

Ha! Siz zaten biliyordunuz projenin 6 ayda bitmeyecegini, sırf üst yönetim 6 ayda bitecek
dediği için proje süresi 6 ay kondu. Eylem planı da o 6 aya göre hazırlandı ama projenin
içine girince bir çok bilinmeyenle karşılaşıldı; örneğin tedarikçilerin taahütlerine
uymamaları veya proje ekibinizin projeye yeteri kadar zaman ayırmamaları veya araya
giren başka işler, devamlı proje süresini ileriye doğru öteledi, degil mi?...
İşin daha kötü yanı; bütün bu proje gecikmelerinden dolayı proje yöneticisi olarak sizi ve
ekibinizi sorumlu tuttular. Siz de inanmaya başladınız artık, projeyi başaramadığınıza,
tüm gecikmelerin sorumluluğunu üstlenmeye. Böylece, bu canavar bir kelle daha almış
oldu.

Canavar Bağırıyor:
- Sırada ki proje yöneticisi gelsin!
Veya yukarıdaki senaryoya biraz tersinden inceleyelim!

Üst yönetim, proje tamamlanma süresinin 6 ay olmasında ısrar etmişti. Siz ve ekibiniz,
geçeli gündüzlü çaliştınız, çabaladınız. Sıcacık evinizde, eşinizle, çocuğunuzla
geçireceğiniz saatlerinizi toplantı masalarında, bilgisayar başında veya gece
vardiyalarında geçirdiniz. Ve sonra mutlu sona ulaştınız. 6 ay önce hedeflenen amaca
ulaşmıştınız işte. Üst yönetime gerekli sunumları yaptınız, raporları ulaştırdınız. Aaa...
yoksa proje sonunda kimse, size veya ekibinize küçücük bir "Teşekkür" veya "Bravo,
güzel olmuş" diye bir kaç güzel söz söylemedi mi. Ama niye böyle bişey söylesinler ki, 6
ay boyunca maaşınızı düzenli olarak almadınız mı, hem o sizin işiniz, siz olmasaydınız
başkası da yapardı o işleri.
Neden yukarıdaki senaryolar bugüne kadar tanıştığım pek çok proje yöneticisi tarafından
dile getirildi, bilmiyorum. Acaba bu proje yöneticilerinin, üst yönetimleri ağız birliği mi
yapmıştı? Biraz düşük bir ihtimal. Peki kültürel olabilir mi; yani yukarıdaki senaryolar
yalnızca Türkiye'de mi yaşanıyor acaba? Hayır, hiç sanmıyorum, çünkü eğer öyle olsaydı,
1960 yıllarda proje uygulamalarını arttıran Amerikan şirketleri şu anda böyle problemleri
yaşamıyorlar ve Amerika kaynaklı yayınlar da benzer senaryolar üzerine makaleler
yayınlamıyor olurlardı. Fakat, incelediğim kadarıyla pek çok yabancı kaynak, halen
projelerin tamamlanma sürelerinin öngörüsü üzerine ve bu öngörü esnasında proje
yöneticileri ile üst yönetimler arasında yaşanan çatışmaların nasıl giderileceğini uzun uzun
incelemekteler.

Üst yönetimle, proje yöneticileri (PY) arasında proje süresinin öngörüsü hakkında
yaşanan çatışmaların temelinde pek çok sebep olabilir;
Örneğin: Üst yönetim bir proje öngörüsünde bulunurken, içinde bulunduğu rekabet
şartlarını düşünecektir. Nitekim, piyasaya zamanında girebilmek ve pastadan daha fazla
pay kapma isteği (ki cok doğaldır ve şirketin hayatının devamı için kaçınılmazdır) proje
süresinin olabildiğince kısa tutulmasına sebep olabilir.
Veya üst yönetim, projenin teknik içeriği hakkında pek fazla birşey bilmemesine rağmen,
imkansız denecek kadar kısa bir süre öngörmüş olabilir. Aslında burada hem üst yönetim
hem de PY magdur durumdadır, çünkü projenin süresini PY'e sorsalar, belki de 6 aylık
proje süresine 10 ay diyecektir. Karşılıklı güvensizlik durumlarında genelde geçerli olan
uygulama "Pazarlık" usülü proje süresi tahminlemedir. "Kim ne koparırsa kar" felsefesinin
en güzel örneği yaşanır, bu tip proje süresi belirleme yaklaşımında.
Yukarıdaki yöntemlere çoğunuzun aşına olduğunu ve iş hayatında karşılaştığınız durumlar
olduğunu tahmin ediyorum. Bilimsel araçlardan yoksun bu proje süresi belirleme
yaklaşımlarına yakında kahve, el veya tarot falı ile proje süresi tahminleme yöntemleri de
eklenirse belki de fazla şaşırmamak gerek...

Şaka bir yana, proje sürelerinin tahminlenmesinde veya belirlenmesinde oldukça ciddi
uygulamalar yabancı kaynaklarda pek çok kez yer almıştır. Ve dogru geliştirilebilen proje
süresi tahminlerinin, projenin başarısızlık riskini azalttığını da biliyoruz.
Proje süresi tahminlemede oldukça etkili tekniklerden bir tanesi de Delphi Tekniği olarak
adlandırılan ve temelinde oldukça yoğun istatistiksel hesapların olduğu bir tekniktir. Fakat
bazı varsayımlar ile bu yoğun istatistik hesapları basite indirgenebilir ve pek cok PY
tarafından kullanılabilir bir hale getirilebilir.

Tekniğin detaylarına baktığımızda metodolojik çalışma önem kazanmaktadır. Yani
öncelikle doğru tanımlanmış bir proje tanımlama dökümanın yaratılması, daha sonra bu
dökümanda tanımlanan hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken aktivitelerin İş
Ayrışım Yapısına (WBS) göre disipline edilmesi ve bu aktiveteler üzerinde tahminlerin
geliştirilmesi gerekmektedir. Bu tahminleme çalışmasının sonucunda ise Kritik Yol Analizi
(CPM) veya PERT teknikleri ile proje süresi belirlenebilir. Böylece elle tutulur, gözle
görülür veriler ışığında proje süresi ortaya çıkarılmış olacaktır.

Delphi Tekniği yaklaşımı, her hangi bir aktivitenin ne kadar sürede gerçekleşeceğini
belirlemede tek bir kişinin karar vermesini engelleyen, tek bir değer tahminlemesine
(nokta tahmini) rakiptir. Bu teknikte açıkca tanımlanmış işle ilgili süre tahmini
yapabilecek kişilerden, farklı durumlar için tahminler alınması önerilmektedir.
Tekniği bir örnek üzerinde açmak gerekirse;

Ali KAPTAN, Proje Yöneticisi, kendi projesinde kullanması gereken bir parçanın üretim
bölümünde ne kadar sürede yapılabileceğini bilmiyordu. Yaptığı kısa bir araştırma
sonunda böyle bir parçanın önceden şirkette üretilmediğini ve bu parçanın emek yoğun
olarak üretilmesi gerektiğini öğrendi.

Böyle durumlarda genelde PY'ler işi yapacak olan kişiye sorarak tek bir süre değeri almayı
yeterli görebilirler.

Ali KAPTAN, bu işi yapacak olan Kalfa Ahmet'e bu işi ne kadar zamanda yapabileceğini
sordu. Ahmet de araya girebilecek işleri, kendinin şu anki iş yoğunluğunu ve biraz da
kendince düşündüğü risk paylarını gözönüne alarak böyle bir iş için gerekli olan süreyi Ali
Bey'e söyledi. Ali Bey de bu sürenin çok uzun olduğunu biraz daha kısaltması gerektiğini
söyleyerek, alışık olunan pazarlık usulü yöntemle süreyi belirlediler.
Yukarıda görüldüğü üzere, işi yapacak olan kişi genelde en kötü şartları, işi yaptıracak
olansa en iyi sartları düşünerek, tek bir süre değerinde mutabık kalmaya çalışmaktalar.

"6 ay sonra"
Ali KAPTAN geçmişteki projesinde bazı süre hataları yapmıştı. Henüz bir hafta önce
başlayan yeni projede de Proje Yöneticiliği görevi kendisine verilmişti. Şu anda eski
projeden kazandığı deneyimlerle birlikte geçen hafta katıldığı "Proje Yönetimi Metodolojisi
ve Uygulamaları" konulu eğitimde de Delphi Teknigi ile tahminleme yöntemi öğrenmişti.
Artık hem deneyimini hem de metodolojik bilgilerini yeni projesinde kullanabilirdi.
Bu tekniğe göre, süresini kendi deneyimleriyle tahmin edemediği ve proje için oldukca
önemli olan aktiviteleri öncelikle detaylı olarak tanımlaması gerekiyordu. Daha sonra işle
ilgili bilgi sahibi olan, işin yapısını anlayabilecek kişileri seçecek ve onlara tanımlanmış
olan bir işin ne kadar süreceğini üç farklı açıdan değerlendirmelerini isteyecekti.
Bu üç farklı durum; iyimser (herşey yolunda giderse), yaklaşık (normal şartlar altında),
kötümser (herşey ters giderse) olarak tanımlanır.

Yukarıdakı esaslara göre, tahminde bulunacak kişilerin kimsenin yorumlarından
etkilenmemiş olması yani tamamen bağımsız olmaları gerekmektedir.
Ali KAPTAN, yukarıdaki esaslara göre 5 kişilik bir tahminleyici grubu belirledi ve
kendilerinden, açıkca tanımlanmış aktivite için farklı durumları gözönüne alarak, 3 tane
değer vermelerini istedi.

Tahminleyicilerden gelen veriler şu şekilde oldu:
(Gün) İyimser (a) Yaklaşık (b) Kötümser (c)
Tahmin 1 2 3 5
Tahmin 2 1 2 6
Tahmin 3 6 8 10
Tahmin 4 4 7 15
Tahmin 5 2 5 9
ORT 3 5 9

Gelen verilerden İyimser, Yaklaşık ve Kötümser değerlerin ortalaması alınmıştır.
Yukarıdaki tahmini değerler üzerinde bazı yorumalara gidilebilir. Örneğin;
3.Tahminleyicinin, işi yapacak olan kişiyi sevdiğini, bu yüzden işini rahat rahat yapması
için geniş zaman bıraktığını, buna karşılık, 2.Tahminleyicinin işi yapacak olan kişiyi
sevmediğini; yani subjektif yargılarınının işin süresi üzerinde etkili olabileceğini
düsünebiliriz.

Delphi tekniği sayesinde tahminleyicilerin kişisel görüşlerinden kaynaklanan subjektif
davranışlar da yok edilmektedir. Doğal olarak, bu teknikte olabildiğince çok veri
toplanmasında fayda vardır.
Bu ortalama değerleri kullanarak da bir aralık tahminleme çalışması yapılabilir.
X, Ortalamaların Ortalaması olmak üzere;

X= (ORTa + 4*ORTb + ORTc) / 6
X= (3 + 4* 5 + 9) / 6
X= 32 / 6 = 5.3 gun

S, Standart Sapma olmak üzere;
S= (ORTc - ORTb) / 6
S= (9 - 3) / 6
S= 6 / 6 = 1

Sonuç olarak; bu aktivite 6+1 veya 6-1 gün arasında gerçekleşme olasılığı yüksektir.
5-7 gün arasında gerçekleşmesini bekleyeceğimiz gibi, işin 5 günde bitmesini isteyebilir
fakat 7 günde bitse de bu durumu yadırgamamamız gerektiğini biliriz.
Yukarıdaki örnek oldukça basit olarak hazırlanmış olmakla birlikte, istatistik kitaplarında
oldukca yoğun işlemlerle karşılaşılır.
Tabiki bir projede yüzlerce aktivite olduğunu düşündüğümüzde bu çalışmanın oldukca
fazla zaman kaybettireceği açıktır. Fakat bu yöntemin tüm aktivitelere uygulanması
yerine, riskli gözüken aktivitelerde veya önemli proje aşamaları için uygulanmasında
büyük yararlar sağlanabilir.
Yapılacak daha yoğun istatistiksel çalışmalar sonucunda projelerin üç farklı durum için
tamamlanma süreleri, aktivitelerin kritik yola girme olasılıkları gibi bilgilerin ortaya
çıkarılabileceği gibi, PY için de alternatif planlar yaratılmış olacak ve proje sürecindeki
gelişmeler dikkate alınarak, hangi önleyici veya düzeltici faaliyetlerin devreye girmesi
gerektiğine karar verilecektir.
Yukarıda tanımlanan yöntem yalnızca bir araç olup, kesin doğru verilere ulaşmanızı
sağlamayabilir. Fakat projelerde genelde dikkate alınmayan farklı durumların ele
alınmasında yardımcı olacağı savunulmaktadır.
Delphi Tekniği ile ortaya atılan proje tamamlanma süresi öngörüleri, Microsoft Project
98/2000 yazılımı ile de tanımlanabilir ve raporlanabilir.
Yazan: Gökrem TEKİR

1 yorum:

formula 21 dedi ki...

detaylı bir açıklama olmuş, ilgilenen arkadaşımıza teşekkür ediyorum